לשכוח את המשימות שלי - שיטה להיות נוכחים ויצירתיים

כשמביטים על אפקטיביות בצורה חיצונית היא נתפסת כמו להספיק הרבה דברים במהירות ולסיים את היום כשערמה גדולה של משימות מאחורינו. אבל כמו כל תפיסה ראשונית אנחנו צריכים לעבור דרך הקליפה הזו ולהתבונן יותר פנימה. אם נעמיק נגלה שרמות גבוהות של ביצועים והספקים מגיעות דווקא מנוכחות מלאה בכל משימה. ובמקום לעשות הרבה ומהר בשיטחיות, אפשר לעשות מעט שיש לו השפעה גדולה.

הנה דוגמא קלאסית מחיי היום יום בבית. האם קרה לכם פעם שהילדים לא מגיבים לבקשות לעזרה בבית? אני מניח שכן, ובכן זה קורה גם לי לאחרונה, והשבוע עצרתי להבין איך הגענו למצב הזה. איך אני מבזבז המון אנרגיה וזמן על לנסות להפעיל אותם, וכמה שזה לא עובד. ראיתי שאני עסוק בלנסות ולהפעיל אותם כדי שהבית יהיה מסודר מהר בתור פועלים זולים, במקום לחנך אותך לסדר ולשותפות, למעשה אני טרוד במשימות שלי, והם מגיבים בהתחמקויות מהבוס. לעומת זאת, כשאני מחנך אותם לסדר ושותפות אני לא מנסה להכריח אותם, ואני מקבל בקלות את המצב שבו הם לומדים לעזור יותר ויותר, ולא מנסה לדחוק את הקץ. אז כבר כמה ימים אני חוזר בתשובה… נמצא עם הילדים יותר נינוח עם ראש פנוי ממשימות, אני נהנה יותר, מצליח לשוחח איתם ברמה אחרת, והשיחות הללו משפיעות עליהם לטובה, הם מצידם משתפים פעולה, לא רבים אחד עם השני, ותענוג להיות איתם. הדברים שצומחים משעה אחת שכזו לעולם לא יתרחשו גם בעשר שעות בגישה המשימתית, אז מה יותר אפקטיבי?

בעצם במקום לזכור כל הזמן את המשימות שלנו, עדיף שנשכח מהם לגמרי כאשר אנחנו בתוך המשימה הנוכחית!

זו דוגמא מחינוך ילדים אבל הדבר נכון בכל משימה בעבודה ובבית, ככל שאנחנו טרודים יותר במשימות הבאות שלנו אנחנו נמצאים פחות בדבר שלפנינו, ונוטים לעשות אותו בשטחיות, ומגיעים לתוצאות נמוכות.

אפשר ללמוד להיות נוכח בדרכים רגשיות ורוחניות אבל סדרת המאמרים הזו עוסקת ב'זמן מכוון' ואני רוצה לשתף אתכם בשיטה מעשית פשוטה לניהול משימות, שתעלה בצורה דרמטית את הנוכחות שלכם, שיטה שלמדתי מדייויד אלן בספרו לגרום לדברים לקרות.

זה מתחיל מעניין פעוט אך קריטי, איפה אתם מנהלים את רשימת המשימות שלכם? רוב האנשים מנהלים אותה בראש, ומשתדלים להזכיר לעצמם מידי פעם מה בעצם הם צריכים לעשות ולהספיק. בשיטה הזו אנחנו מרגילים את המוח שלנו לספק לנו התראה כל שעה לזכור ולא לשכוח שהבטחנו למישהו להתקשר אליו, ושאנחנו צריכים לעצור בדרך הביתה ולקנות חלב, ובפגישה בעבודה לא לשכוח לקבוע מראש את הפגישה הבאה. ההרגל הזה מייצר מוח טרוד ועצבני שמצפצף לנו שוב ושוב עם התראות חירום, זה מלחיץ והופך אותנו לטרודים יותר ויותר. בואו ונכבד את המוח שלנו ובמקום להתייחס אליו כמו פנקס רשימות, נשחרר אותו לפעילות גבוהה כמו יצירתיות, מחשבה מעמיקה, תפילה וכדומה.

כדי לעשות זאת יש להרגיע לחלוטין את המוח שלנו ולהוריד ממנו את האחריות על רשימת המשימות.

ככה עושים את זה:

בוחרים שיטה אחת ויחידה לאסוף משימות, ועל רשימה אחת ויחידה שבה אנחנו מנהלים את כל המשימות שלנו בחיים. אם אתם אוהבים פתקים בכיס או בארנק זה בסדר כל עוד כל משימה חדשה שעולה בדעתכם הופכת מיד לפתק. אם אתם אוהבים לעבוד עם רשימות בסלולרי זה בסדר, ובלבד שיש לכם דרך קבועה וקצרה להעלות על הכתב כל רעיון שעולה לכם, ולשכוח אותו מיד. אני באופן אישי משתמש במייל מיוחד למטרה הזו שאליו אני שולח לא רק משימות, אלא גם כל רעיון טוב שעולה לי, לעיתים קרובות זה קורה בחזרת הש"ץ…

רשימת המשימות היחידה היא הצעד הראשון, הצעד השני הוא להסתכל בה כל בוקר לפני שאתם מתכננים את היום, כדי ולהרגיל את המוח שלכם לכך שאפשר לסמוך עליכם. לשלוח לו מסר מרגיע, אינך  צריך להיות טרוד לזכור ולהזכיר, אתה יכול לסמוך עלי. השלב הזה דורש שבועיים שלושה של תרגול עד שאנחנו לומדים לסמוך על עצמנו שכל דבר שעולה בדעתנו מקבל התייחסות מסודרת, ובהדרגה התראות החירום במוח פוסקות, ואנחנו נעשים פנויים ונינוחים במשימות שלנו, כי אנחנו יודעים שהכל מטופל.

משל למה הדבר דומה? לבייביסיטר חד פעמית שמגיעה לשמור על הילדים, אז נכון שאנחנו לא בבית, אבל אנחנו בהיכון לטלפון ולא לגמרי רגועים. לעומת זאת אם כל יום שלישי סבתא מגיעה לשמור על הילדים כשאנחנו יוצאים, אז אפשר להיות משוחררים לחלוטין אין לנו ממה לדאוג ואנחנו שוכחים מהילדים לגמרי לשעתיים שלוש… וזה מעולה לנו ולילדים. כדי לאפשר לנו להיות במצב השני בכל המשימות בחיים שלנו, אנחנו צריכים להכניס שגרה של רישום הדברים שעולים, והתייחסות קבועה לרשימה בכל פעם שאנחנו מתכננים את היום או השבוע. זו פעולה פשוטה ומעשית שמשחררת אותנו להיות יצירתיים נוכחים ונהנים, בהצלחה.